TDR POUR L’AVIS DE RECRUTEMENT D’UN CABINET D’ASSISTANCE EN PLANIFICATION ET SUIVI-EVALUATION

TERMES DE RÉFÉRENCE

 

SERVICES DE CONSULTANT POUR APPUI AU PROGRAMME DE PARTICIPATION CITOYENNE AUX POLITIQUES PUBLIQUES PHASE 2 (PartiCiP II)

 

                                                                                                                                                                  Août 2017

 

 

                                                           Contexte et justification

De 2012 à 2016, l’ONG ALCRER et le réseau Social Watch Bénin ont conjointement mis en œuvre le programme de Participation Citoyenne aux Politiques publiques locales (PartiCiP) avec l’appui financier de l’Ambassade du Royaume  des Pays-Bas. Ce projet a couvert les 49 communes de 7 départements : l’Atlantique (Abomey-Calavi, Allada, Kpomassè, Ouidah, Sô-Ava, Toffo, Tori-Bossito, Zè), les Collines (Bantè, Dassa-Zoumè, Glazoué, Ouèssè, Savalou, Savè), le Couffo (Aplahoué, Djakotomey, Dogbo, Klouékanmè, Lalo, Toviklin), le Mono (Athiémé, Bopa, Comè, Grand-Popo, Houéyogbé, Lokossa, l’Ouémé (Adjarra, Adjohoun, Aguégués, Akpro-Missérété, Avrankou, Bonou, Dangbo, Porto-Novo, Sèmè-Podji), le Plateau (Adja-Ouèrè, Ifangni, Kétou, Pobè, Sakété) et le Zou (Abomey, Agbangnizoun, Bohicon, Covè, Djidja, Ouinhi, Zagnanado, Zakpota, Zogbodomey).

Basé sur le mécanisme des Cellules de participation citoyenne (CPC), PartiCiP  a  contribué au renforcement de la culture d’implication des citoyens dans l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi des politiques publiques qui prennent en compte les besoins des plus pauvres et l’équité genre au niveau local.

L’évaluation finale du programme a conclu à la pertinence des actions menées et a recommandé la continuité des activités pour aider à la consolidation du mécanisme mis en place. Les CPC sont devenues des acteurs incontournables dans l’univers institutionnel des collectivités locales et 90% des acteurs locaux sont satisfaits de leurs interventions[1]. De même, l’enjeu de la participation citoyenne est mieux perçu et accepté. La nécessité pour les gestionnaires publics de rendre compte de leurs choix politiques et de leurs rendements est plus ou moins encadrée dans presque toutes les communes. Les populations s’éveillent lentement mais sûrement à leur rôle de veille citoyenne. Ces différents acquis constituent aujourd’hui d’importants progrès d’autant plus que le début de la réforme de la décentralisation était caractérisé par une totale inertie citoyenne et l’absence d’ouverture des élus et de l’administration communale. Mais, pour l’essentiel, ces acquis demeurent fragiles (faibles capacités par endroits, vulnérabilité financière, possibilité de récupération politique, etc.) et ont besoin d’être renforcés et entretenus pour leur pérennité dans le temps.

Pour relever le défi de la pérennité du mécanisme des CPC et celui de la promotion de la transparence publique, les organisations de la société civile doivent renforcer leur rôle de veille citoyenne dans l’hypothèse qu’une pression permanente des citoyens organisés sur leurs dirigeants puisse  contraindre ces derniers à une gestion plus ouverte et transparente à tous les niveaux, des affaires  publiques.

La nouvelle phase du Programme est nécessaire non seulement pour consolider les acquis de la participation citoyenne et de la redevabilité des gestionnaires communaux mais aussi pour donner de nouvelles armes à la société civile pour combattre la corruption et l’impunité à tous les niveaux de la vie publique. L’objectif global de la deuxième phase du programme est de contribuer à l’amélioration de la participation, de la transparence et de la reddition de comptes dans la gestion des politiques publiques au Bénin.

 

De façon spécifique, le programme vise à :

  • consolider les capacités de veille citoyenne des OSC nationales et locales sur les politiques publiques ;
  • renforcer la culture de la transparence et de la redevabilité dans la gestion des affaires publiques au niveau national et local ;
  • œuvrer à la bonne gouvernance des affaires publiques à travers la lutte contre la corruption et l’impunité.

Cette nouvelle phase du programme est renforcée par quelques innovations : une extension de la couverture géographique aux départements de l’Atacora (Boukoumbé, Cobly, Kérou, Kouandé, Matéri, Natitingou, Ouassa-Péhunco,  Tanguiéta, Toucountouna) et de la Donga (Bassila, Copargo, Djougou, Ouaké) et l’introduction d’une composante « Lutte contre la corruption et l’impunité » vient appuyer les initiatives de promotion de bonne gouvernance.

En vue d’optimiser les résultats lors de la deuxième phase du programme, le Rapport d’évaluation finale a proposé un schéma institutionnel qui intègre le recrutement d’un cabinet pour appuyer certains maillons du programme notamment le comité de pilotage, la cellule du suivi-évaluation, la communication voire le pool des chargés de programme.

 

Les présents termes de référence définissent les modalités de recrutement et les grandes lignes du contenu de la mission de ce mécanisme d’appui.

 

1.      Objectifs et contenu de la prestation

 

La prestation vise à appuyer l’opérationnalisation du  programme PartiCiP 2 pour l’atteinte des résultats et leur valorisation dans la perspective du meilleur impact attendu. Ceci requiert des outils adaptés ainsi que des orientations clairement formulées pour une mise en œuvre efficace des actions.

 

De façon spécifique, le cabinet qui sera recruté aura pour mission de :

 

  • appuyer le comité de pilotage et de suivi dans la mise en place d’une stratégie d’orientation et de contrôle des performances du programme ;
  • appuyer la conception et la mise en place d’une stratégie opérationnelle de prise en compte du genre, de communication et de valorisation des résultats du programme ;
  • appuyer la conception/l’affinement et l’accompagnement requis pour l’implémentation efficace d’un certain nombre d’outils tant stratégiques qu’opérationnels liés à la gestion du programme, notamment : i) le dispositif de suivi-évaluation assortis d’indicateurs véritablement SMART (y inclus le genre et la durabilité) ; ii) une reformulation de la théorie de changement, en rapport avec les objectifs de PartiCiP 2 ; iii) une actualisation de la politique Anti-fraude et anti-corruption des organisations (assorties de mesures conséquentes de mise en œuvre) ; iv) un cadre structuré de mise en œuvre du Social Business comme voie à suivre pour la durabilité des organisations.

 

 

Le consultant se chargera notamment de concevoir, de suivre la mise en œuvre et d’évaluer :

 

  1. une stratégie de pilotage du programme comportant notamment : (i) les préconisations pour un fonctionnement cohérent, régulier et efficace des instances du programme, (ii) un mécanisme de contrôle des opérations, des résultats et de mesure des performances, (iii) des outils d’évaluation des performances du personnel du programme, et (iv) des actions concrètes à mener pour asseoir le leadership du programme auprès des gouvernants et pour réussir les activités de plaidoyer ;

 

  1. un mécanisme opérationnel de suivi-évaluation définissant des indicateurs SMART (incluant les aspects Genre et Durabilité ; les indicateurs inscrits dans le document du programme sont à réviser), les techniques et les outils de collecte de données pour renseigner tous les types d’indicateurs (processus, performance et effets du programme) ainsi que les modalités pratiques de leur renseignement notamment à travers le système informatisé déjà en place ;

 

  1. un dispositif de renforcement des capacités : (i) de la cellule de suivi-évaluation dans le traitement statistique notamment à travers un logiciel approprié et le traitement qualitatif des données pour la gestion professionnelle et la validité des données de suivi et d’évaluation des performances du programme ; (ii) du Chargé de communication pour la planification et l’utilisation de certains outils de production de supports écrits et graphiques ; (iii) du comité de pilotage et des équipes opérationnelles sur les politiques, les stratégies et outils élaborés pour la performance du programme ;

 

  1. une stratégie de communication définissant entre autres les orientations (i) de facilitation du dialogue entre les acteurs du programme, (ii) d’obtention du changement de comportements des cibles du programme, (iii) de valorisation des résultats et d’amélioration de la visibilité du programme, et, (iv) de capitalisation des actions menées ; la stratégie de communication comporte les orientations pour les canaux, supports ainsi que le contenu des messages de communication les plus adaptés aux objectifs du programme  ;

 

  1. un cadre de mise en œuvre de social business pour ALCRER, Social Watch Bénin et les CPC dans une perspective de pérennisation de leurs interventions;

 

  1. une politique anti fraude et corruption pour ALCRER et Social Watch Benin : le document de politique ne doit pas se limiter à une description des règles à suivre, mais mentionner également la conséquence de ne pas suivre la politique.

 

2.      Résultats attendus

Le cabinet d’assistance interviendra tout au long de la durée du programme. Ainsi, les résultats attendus peuvent se décliner ainsi qu’ils suivent :

  • une stratégie de pilotage du programme est conçue, mise en œuvre (par les instances du programme) et évaluée ; elle comportera notamment : (i) les préconisations pour un fonctionnement cohérent, régulier et efficace des instances du programme, (ii) un mécanisme de contrôle des opérations (performances), de mesure des résultats et des effets, (iii) des outils d’évaluation des performances du personnel du programme, et (iv) des actions concrètes à mener pour asseoir le leadership du programme auprès des gouvernants et pour réussir les activités de plaidoyer,
  • un mécanisme opérationnel de suivi-évaluation est conçu, mis en œuvre et évalué ; il redéfini la logique d’intervention du programme suivant la théorie du changement avec une redéfinition des indicateurs SMART (incluant les aspects Genre et Durabilité ; les indicateurs inscrits dans le document du programme sont révisés) ; les techniques de collecte et les outils de collecte de données pour renseigner tous les types d’indicateurs (processus, performance et effets du programme) ainsi que les modalités pratiques de leur renseignement notamment à travers le système informatisé déjà en place ;
  • un dispositif de renforcement des capacités est conçu, mis en œuvre et évalué ; les organes ci-après sont ainsi renforcés : (i) la cellule de suivi-évaluation dans le traitement statistique notamment à travers un logiciel approprié et le traitement qualitatif des données pour la gestion professionnelle et la validité des données de suivi et d’évaluation des performances du programme ; (ii) le Chargé de communication pour l’utilisation de certains outils de production de supports écrits et graphiques ; (iii) le comité de pilotage et les équipes opérationnelles sur les politiques, les stratégies et outils élaborés pour la performance du programme ;
  • une stratégie de communication est conçue, mise en œuvre et évaluée ; elle  définit entre autres les orientations (i) de facilitation du dialogue entre les acteurs du programme, (ii) d’obtention du changement de comportements des cibles du programme, (iii) de valorisation des résultats et d’amélioration de la visibilité du programme, et, (iv) de capitalisation des actions menées ; la stratégie de communication comporte les orientations pour les canaux, supports ainsi que le contenu des messages de communication les plus adaptés aux objectifs du programme ;
  • un cadre de mise en œuvre de social business pour ALCRER, Social Watch Bénin et les CPC dans une perspective de pérennisation de leurs interventions est conçu, mis en œuvre et évalué ;
  • une politique anti fraude et corruption pour ALCRER et Social Watch Benin : le document de politique ne doit pas se limiter à une description des règles à suivre, mais mentionner également la conséquence de ne pas suivre la politique).

 

3.      Produits attendus

Dans le cadre de la réalisation de la mission, le cabinet devra produire :

  • un plan d’assistance pour la durée de la mission qui tient compte des obligations du programme envers son partenaire financier et définissant les différents appuis et leur mode opératoire;
  • un document de stratégie de pilotage du programme comportant notamment : (i) les préconisations pour un fonctionnement cohérent, régulier et efficace des instances du programme, (ii) un mécanisme de contrôle des opérations, des résultats et de mesure des performances axés sur le cadre de mesure de rendement (suivi des indicateurs de processus), (iii) des outils d’évaluation des performances du personnel du programme, et (iv) des actions concrètes à mener pour asseoir le leadership du programme auprès des gouvernants et pour réussir les activités de plaidoyer ;
  • un document redéfinissant la logique d’intervention du programme selon la théorie de changement de comportement avec une définition et ou révision des indicateurs du programme (prenant en compte les aspect Genre et durabilité) ainsi qu’un cadre de suivi des indicateurs; ce document doit proposer une méthodologie de collecte des données pour renseigner tous les types d’indicateurs (genre, processus, performance et effets du programme) ainsi que sur l’exploitation des données à travers le système informatisé déjà en place ;
  • un document définissant le cadre de mise en œuvre de social business pour les ALCRER, Social Watch Bénin et les CPC ;
  • un document définissant la politique anti fraude et corruption pour ALCRER et Social Watch Benin ;
  • un document de stratégie de communication du programme ;
  • des rapports des séances de renforcement de capacités;
  • un rapport semestriel d’activités du Consultant qui souligne les améliorations du niveau de performance des différentes entités du programme.

4.      Profil du consultant

La présente mission sera réalisée par un Consultant individuel ou un cabinet d’expertise dans les domaines de la planification stratégique et opérationnelle, du cycle de programmation de projet de développement, du suivi-évaluation/capitalisation et de renforcement de capacités.

Le consultant principal désigné chef d’équipe aura :

  • de préférence un diplôme de troisième cycle (doctorat de préférence) dans le domaine des sciences sociales ;
  • de l’expertise en cycle de programmation de projet de développement ;
  • de l’expérience en décentralisation et développement local,
  • une expérience d’au moins 10 ans dans l’évaluation et la capitalisation ;
  • une connaissance avérée de la théorie de changement ;
  • une connaissance du milieu des organisations de la société civile.

 

Par ailleurs, les membres de l’équipe de consultants retenus devront répondre aux critères ci-après :

  • avoir le niveau Bac+4/5 en communication, sciences sociales, statistiques ;
  • avoir une expérience confirmée dans les domaines spécifiques sollicités pour l’appui ;
  • avoir une connaissance du milieu des OSC.

5.      Durée de la prestation

La prestation se déroulera sur la durée du programme, soit trois (03) ans. Elle est phasée en trois catégories :

 

  • Phase de démarrage du programme : le consultant veillera à fournir, dans un délai de six (06) semaines et dans tous les cas avant le 15 octobre 2017, les livrables portant sur les points suivants:
    1. Une révision de la logique d’intervention du programme selon la théorie du changement avec des indicateurs SMART (Les indicateurs devraient être spécifiques au genre et contiennent au moins deux indicateurs pour suivre la durabilité du programme) ;
    2. un cadre de suivi-évaluation ;
    3. Une mise à jour de la politique anti fraude et corruption pour ALCRER et Social Watch Benin (La politique ne doit pas se limiter à une description des règles à suivre, mais mentionnant également la conséquence de ne pas suivre la politique) ;
    4. Une proposition pour un cadre de mise en œuvre de social business pour les organisations (CPCs) ;

 

  • Phase de mise en place des autres outils de gestion : elle couvre la période du 15 Octobre 2017 au 15 janvier 2018 et portera entre autres sur la stratégie de pilotage du programme et les outils opérationnels y afférents, le dispositif de renforcement des capacités avec les outils et logiciels concernés, la stratégie et le plan de communication avec les outils associés ;

 

  • Phase d’accompagnement et de suivi-évaluation périodique comportant l’appui au renseignement des indicateurs, à l’évaluation des outils et les ajustements nécessaires, le renforcement de capacités et le coaching des membres des différentes instances du programme.

 

Il n’est pas exclut que la phase 2 et 3 se superposent sur une période.

La prestation sera évaluée chaque année et le contrat rompu si les résultats escomptés ne sont pas atteints. L’évaluation du partenariat se basera sur les évidences obtenues sur la période, la performance des entités appuyées et la qualité de la collaboration avec le programme.

 

6.      Formulation de la réponse

Les consultants intéressés par cette offre doivent fournir :

  • Enveloppe N°1 : proposition technique.
  • Une compréhension des TDR décrivant les points essentiels de la mission avec des observations s’il y a à en faire et les motivations de la candidature ;
  • Une description de l’approche méthodologique et de l’organisation de la mission ;
  • CV des consultants incluant les expériences acquises dans des missions similaires et au moins trois références (attestation de bonne fin d’exécution par exemple) ;
  • Les documents administratifs pour les cabinets et agences à savoir RC, IFU, attestation fiscale valable au dernier trimestre échu. L’IFU est obligatoire pour les consultants individuels ;
  • Une proposition de planification de l’appui.
  • Enveloppe N°2 : proposition financière
  • La proposition financière sera soumise sur la base de l’approche forfaitaire. Elle doit prévoir un montant forfaitaire et préciser les modalités de paiement sur la base de produits précis et mesurables.
  • Afin de faciliter la comparaison des offres par le service demandeur, il est recommandé aux candidats de fournir une ventilation des montants forfaitaires. Les consultants doivent détailler dans leurs propositions financières les coûts de la mission, les honoraires et autres frais.

 

Une grille d’évaluation de l’offre technique (Annexe 1) et un formulaire pour l’offre financière (Annexe 2)  sont annexés aux présents TDR.

 

La proposition doit être déposée au plus tard le Jeudi 31 août 2017 à 17h avec la mention « Service de consultants pour appui au programme PartiCiP 2» sous pli fermé déposé au :

  • Secrétariat de l’ONG ALCRER sis Immeuble TOMEDE à 100 m de la télévision Canal 3, C/2124 D, Tél 21.38.66.46 ; E-mail : alcrerpara@yahoo.fr. Toute demande de clarification doit être adressée par courrier électronique à l’adresse mail indiquée ci-dessus.

Les candidats seront contactés en temps opportun pour consulter les résultats au siège de l’ONG ALCRER qui se réserve le droit de ne pas donner suite à cet appel à concurrence.

 

 

[1] Rapport d’évaluation de la mise en œuvre des recommandations de l’audit institutionnel, organisationnel et financier de Social Watch Bénin et ALCRER-ONG, PartiCiP, mai 2016.